Bật mí những giải pháp họp trực tuyến dễ dàng, hiệu quả

Hiện nay, với tình hình dịch bệnh Covid 19 đang diễn ra khá phức tạp. Nhiều thành phố lớn đã bắt đầu thực hiện kế hoạch làm việc tại nhà. Và làm sao để làm việc online nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả và năng suất chính là những điều đặc biệt được quan tâm.

Trong đó, họp trực tuyến là hoạt động không thể thiếu để mọi người phân công công việc, lên kế hoạch và làm việc nhóm với nhau. Vậy, làm thế nào để họp hiệu quả hơn khi mỗi người 1 nơi và chỉ thao tác với nhau qua màn hình?

Bài viết dưới đây của LED D&Q Việt Nam sẽ bật mí cho bạn những giải pháp họp trực tuyến hiệu quả nhất!

Chuyển đổi mô hình họp trực tiếp thành họp trực tuyến cho những lợi ích gì?

Chắc chắn đây là câu hỏi mà nhiều người đặt ra, ngoài ảnh hưởng bởi dịch bệnh bắt buộc họp trực tuyến thì trong trường hợp bình thường chúng ta vẫn có thể tổ chức những cuộc họp trực tuyến, bởi:

• Tiết kiệm được các chi phí đi lại, chi phí công tác
• Tốn ít thời gian, nhanh gọn và thường đi đúng trọng tâm hơn
• Người tham gia chủ động kết nối, trao đổi với nhau qua màn hình
• Có thể kết nối không giới hạn khoảng cách của người tham gia
• Vấn đề được xử lý, trao đổi nhanh chóng

Có những giải pháp họp trực tuyến nào?

Với nhu cầu họp trực tuyến ngày càng lớn, chính vì thế mà càng có nhiều thiết bị hỗ trợ, phần mềm ra đời để đáp ứng nhu cầu của người dùng. Hiện nay, có 3 giải pháp họp trực tuyến được nhiều doanh nghiệp sử dụng và đánh giá cao như:

1. Giải pháp họp trực tuyến bằng các phần mềm miễn phí
2. Giải pháp họp trực tuyến bằng phần cứng
3. Giải pháp đa điểm MCU

>>> Mỗi giải pháp đều có những ưu nhược điểm riêng, chính vì thế mà bạn nên cân nhắc mô hình, tính chất công việc để lựa chọn cho mình loại hình phù hợp nhất, đem lại hiệu quả như mong đợi.

Cần chuẩn bị những thiết bị họp trực tuyến nào?

Để cuộc họp diễn ra đúng như ý muốn và kế hoạch đã đề ra, thì bạn cần chuẩn bị kĩ những thiết bị họp trực tuyến sau:

•  Bộ thiết bị họp trực tuyến, bao gồm: camera, dây cáp, micro, thiết bị đa điểm
• Máy tính/điện thoại hoặc máy tính bảng (tuỳ theo cá nhân)
• Đường truyền Internet tốc độ cao
• Các phần mềm hỗ trợ như: Zoom, Skype for Business, Google Hanguot Meet...

Những cách giúp bạn họp trực tuyến dễ dàng hơn

Kiểm tra lại đường truyền mạng trước khi cuộc họp diễn ra

Đây chính là việc đầu tiên mà bạn cần phải làm trước khi cuộc họp bắt đầu, bởi hình thức họp này sẽ thông qua mạng Internet. Chính vì thế nên nếu như đường truyền có vấn đề, bị giật, lag trong quá trình diễn ra cuộc họp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng. Bạn cần kiểm tra:

• Đường truyền Internet có đủ mạnh hay không?
  
• Đảm bảo phần máy ảnh hoạt động
• Không bật quá nhiều ứng dụng khi tham gia cuộc họp
• Loa/tai nghe hoạt động bình thường
• Không bị can thiệp bởi các thiết bị khác khi cuộc họp bắt đầu

Chuẩn bị kế hoạch, nội dung cho cuộc họp

Đúng vậy, bạn cần chuẩn bị sẵn kế hoạch nội dung cho cuộc họp để nó được diễn ra đúng trình tự và không mất thời gian cho việc lan man quá nhiều nội dung không cần thiết.

Chuẩn bị kĩ nội dung cũng chính là cách bạn tôn trọng cuộc họp và những người đồng nghiệp của mình, từ đó đưa ra những nhận định và ý kiến đóng góp chất lượng.

Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc

Việc xác định thời gian bắt đầu và kết thúc cho cuộc họp sẽ giúp mọi người nắm bắt được thông tin và tham gia 1 cách đầy đủ nhất. Bởi làm việc tại nhà thường mọi người sẽ không để ý quá nhiều vào thời gian, chính vì thế bạn cần thông báo thời gian để mọi người chuẩn bị. Tham gia cuộc họp đúng giờ, đầy đủ thành viên.

Không tự ý rời cuộc họp

Họp trực tuyến cũng giống như họp trực tiếp vậy, bạn không nên tự ý rời cuộc họp vì nó gây ảnh hưởng cho những người xung quanh và chất lượng của buổi họp, làm phiền người khác. Bên cạnh đó là khi phát biểu bạn nên nói rõ tên của mình để mọi người trong buổi họp có thể nắm rõ được các thông tin của mình.

Bài viết vừa rồi đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hình thức họp trực tuyến và đưa ra cho bạn những gợi ý để cải thiện cuộc họp của mình, đảm bảo cho công việc diễn ra như mong muốn. Đừng bỏ qua bài viết nào của LED D&Q Việt Nam, bởi chúng tôi sẽ đem lại rất nhiều kiến thức bổ ích cho quý khách hàng!